Effectievere marketing communicatie met Web Event

Inhoudsopgave

1. Inleiding
2. Web Event voor bestaande klanten
3. Web Event voor nieuwe klanten
4. Web Event in de praktijk
5. Voordelen van Web Event

1. Inleiding

Goede, juiste en heldere communicatie is een eerste vereiste voor ieder bedrijf dat nieuwe klanten wil krijgen of zijn bestaande klanten wenst te behouden. Belangrijke informatie moet snel worden verspreid en zoveel mogelijk mensen moeten worden bereikt. Wanneer het gaat om een productintroductie of een verkoopgesprek, dan is het prettig wanneer daarvoor veel animo is. In de praktijk blijkt dit vaak niet haalbaar: mensen hebben weinig tijd en zijn daarom selectief als het gaat om afspraken maken.
De keuze voor het communicatiemiddel is dus van cruciaal belang wanneer het gaat om het verspreiden van informatie. Wanneer men veel mensen op korte termijn wil bereiken, is het de kunst om ze hier allemaal voor te interesseren. Nu is een nieuwsbrief een optie, alleen ontbreekt daarbij de interactie met de klant. Hierdoor missen beide partijen relevante informatie. Interactiviteit heeft immers een absolute meerwaarde omdat men daardoor meer over elkaar te weten komt en dat de relaties versterkt.

2. Web Event voor bestaande klanten

In het artikel Klantwaarde berekeningen en hoe daar mee om te gaan wordt onder meer aangegeven dat niet bezuinigd moet worden op communicatie, maar dat vaak wel slimmer met communicatie moet worden omgegaan.

Een effectieve methode van communiceren is het organiseren van een Web Event. Web Event, een dienst van KPN, is een manier om mensen snel bij elkaar te krijgen voor een presentatie waarbij ook interactie mogelijk is. Een Web Event is feitelijk niet meer dan een telefonische vergadering waarbij tegelijkertijd wordt gepresenteerd via het internet. Iedereen zit hierbij gewoon op zijn werkplek, zowel de presentator als de genodigden. Voor de presentator betekent dit geen zaalhuur en geen kosten voor catering, want hij bespreekt de zaken vanaf zijn eigen bureau, via de telefoon en het Internet. Voor de genodigden betekent dit dat men niet meer hoeft meer te reizen, want iedereen met een telefoontoestel (GSM kan ook) en een aparte Internetaansluiting kan de presentatie volgen. Het bereik is daardoor optimaal.

In de praktijk zien we dat Web Events vaak worden ingezet voor productintroducties. Bestaande klanten worden persoonlijk uitgenodigd om deel te nemen. Dit geeft de klant het gevoel speciale aandacht te ontvangen en als bedrijf ondervind je meer betrokkenheid en daarmee hogere verkoopcijfers. Een ander voorbeeld waarbij Web Event wordt ingezet, is wanneer iemand zijn werknemers op verschillende locaties wil informeren, bijvoorbeeld om de verkoopstrategie te presenteren. Ook wanneer beursgenoteerde bedrijven hun (half) jaarcijfers bekend maken, biedt Web Event uitkomst. Journalisten, aandeelhouders en andere geïnteresseerden kunnen zo op een bijzonder laagdrempelige manier kennis nemen van de presentatie. Alles is immers vanaf de werkplek te volgen. Behalve presentaties wordt Web Event ook veel ingezet voor online workshops en trainingen.

3. Web Event voor nieuwe klanten

Bij het nabellen op leads voor new business wordt bij telemarketing een afspraak gemaakt als de prospect dit graag wil. In de praktijk leidt dit tot een groot aantal dure klantbezoeken, waarvan op voorhand in feite wel duidelijk was, dat deze niet altijd zin hebben. Aan de andere kant is het ook zonde om het contact met deze prospect geen opvolging te geven omdat het te verwachten is, dat op langere termijn wel zaken met deze klant kan worden gedaan.
Door de klant uit te nodigen voor een Web Event over bijvoorbeeld een of twee maanden, waarna uiteraard weer opnieuw nagebeld kan worden, is het mogelijk contacten met zo'n prospect te blijven onderhouden zonder dat hiermee kostbare klantbezoeken gemoeid zijn.

4. Web Event in de praktijk

Het gebruik van Web Event is eenvoudig. De presentator, die daarmee de voorzitter is, ontvangt van KPN twee e-mails: een voor de voorzitter en een voor de deelnemers. In de e-mails staat een korte instructie over hoe men kan deelnemen aan het Web Event. In de praktijk betekent dit slechts het aanklikken van een internetadres en het invullen van de in de e-mail geleverde toegangscode.
De presentator beschikt tijdens de presentatie over veel faciliteiten: zo kan hij PowerPoint® presentaties tonen of applicaties vanaf de PC laten zien. De deelnemers kunnen online vragen stellen waarbij de presentator de keuze heeft deze al dan niet meteen te beantwoorden. Het is ook mogelijk een telefonische vragenronde in te lassen. Een operator zorgt er hierbij voor dat alle vragen gestructureerd worden afgehandeld. Tevens kan gebruik gemaakt worden van enquêtevragen, een Q&A en diverse annotatiemogelijkheden. Het aantal contactmomenten is vele malen hoger dan bij een 'gewone' presentatie. De presentator wordt tijdens het Web Event begeleid door een zogenaamde 'show manager'. Deze helpt bij het opzetten van de presentatie en kan desgewenst vooraf de presentator trainen voor het gebruik van de faciliteiten. Tijdens de presentatie zal hij op de achtergrond aanwezig zijn om in te kunnen spelen op onverwachte situaties.
Na afloop ontvangt u een overzicht van alle deelnemers die uw presentatie hebben gevolgd. Zo heeft u eventuele leads overzichtelijk bij elkaar en kunt u meteen afspraken genereren.
Voor degenen die de sessie hebben gemist, is via een toegangscode de presentatie achteraf beschikbaar. Deze interactieve manier van presenteren heeft dus niet alleen schaalvoordelen, maar zorgt tevens voor grotere klantbetrokkenheid.

5. Voordelen van Web Event

Efficiënt
Door het organiseren van een Web Event bespaart u een aanzienlijk bedrag op de reis- en verblijfkosten van de deelnemers. Daarnaast kan de kostbare tijd van uw deelnemers efficiënter worden ingevuld doordat ze niet hoeven te reizen. Deze tijdwinst betekent dat iedereen zich verder kan concentreren op zijn hoofdbezigheden.

Effectief
Via een Web Event kunt u in een kort tijdsbestek een groot aantal personen bereiken; oplopend tot honderden tegelijkertijd. Door het benutten van de hoge mate van interactiviteit, versnelt u de besluitvorming en kunt u rekenen op onmiddellijke feedback van uw klanten, collega's etc. Kortom: een Web Event geeft een groot bereik met een hoge mate van interactiviteit.

Real-time communicatie
Dankzij de onderliggende technologie ontvangen alle deelnemers van uw Web Event dezelfde informatie op hetzelfde moment. Een opmerkelijk voordeel als u snel informatie wilt verspreiden en toelichten.

Eén aanspreekpunt
Uw Web Event organiseren is heel eenvoudig. De medewerkers van KPN inventariseren uw specifieke wensen en regelen uw Web Event van a tot z op een kosteninzichtelijke wijze. Snel, eenvoudig en zonder investeringen. Via het aanvraagformulier kunt u uw interesse voor deze dienst kenbaar maken.

Meer weten? Hoe u Web Event kunt gebruiken voor uw marketing communicatie, kunt u lezen in de Dienstbeschrijving Web Event. In het artikel Effectiever relatiebeheer wordt voorts een vergelijking gemaakt tussen een traditionele methode en de aanpak via een Web Event.

U kunt zich eveneens aanmelden voor een gratis Web Event. Voor de data van de eerstvolgende Web Events raadpleegt u de agenda.

In de rubriek
 ' Verkoop communicatie door Web Events ' 
vindt u meer artikelen over dit onderwerp.