Outsourcing communicatieafdelingen zorg en onderwijs:
lagere kosten, grotere effectiviteit

Inhoudsopgave

1. Outsourcing van een communicatieafdeling?
2. Communicatieafdeling als vreemde eend
3. Communicatieafdelingen in het bedrijfsleven
4. Meer voordelen
5. Samenvattend

1. Outsourcing van een communicatieafdeling?

Het outsourcen van activiteiten die niet direct tot de kerntaken behoren is voor veel bedrijven en organisaties een belangrijke mogelijkheid om tot kostenreductie te komen. In feite komen alle ondersteunende en stafactiviteiten voor uitbesteding in aanmerking. Zo ook communicatie en marketing. Gebaseerd op onze ervaring met het insourcen van communicatieafdelingen zowel in de zorgsector als in het onderwijs constateren we het volgende.

Zorg- en onderwijsinstellingen groeien en fuseren. En er is sprake van toenemende commercialisering. De organisaties moeten zich sterker profileren naar de markt. Ze moeten domweg klanten trekken want daarop worden ze keihard afgerekend. De behoefte aan communicatie neemt daardoor hand over hand toe.

We hebben inmiddels ruime ervaring opgedaan met het begeleiden van outsourcingtrajecten en het in huis nemen van communicatieactiviteiten. Het resultaat voor de klant: de kosten dalen, de effectiviteit stijgt met sprongen.

2. Communicatieafdeling als vreemde eend

Werd de communicatie voorheen verzorgd door de directiesecretaresse of een afdeling P&O, door de groeiende behoefte aan professionaliteit schoten communicatieafdelingen de laatste jaren als paddenstoelen uit de grond.

Vaak begint een afdeling met één medewerker. Maar die heeft ook z’n vrije dagen, is wel eens ziek en er is behoefte aan continuïteit. Dus komt er iemand bij. En nog iemand. Als gevolg van een fusie wordt er een volgende medewerker aan de afdeling toegevoegd. En zo ontstaat er langzamerhand een complete afdeling. Het succes ervan is wisselend. Want zo’n communicatieafdeling is toch een beetje vreemde eend in de bijt. Deze mensen houden zich namelijk helemaal niet met zorg of onderwijs bezig maar met communicatie. En dat is een vak apart. Een echt specialisme. Omdat binnen de directie over het algemeen niemand te vinden is met voldoende kennis van zaken en dus de kwaliteiten om een dergelijke afdeling aan te sturen, ontstaat er een eiland. Een eigenwijze afdeling die compleet z’n eigen gang gaat binnen de organisatie.”

Een andere bedreiging is bureaucratisering. Hoe meer mensen er op een afdeling werken, hoe meer er overlegd moet worden. Er ontstaat een vergadercultuur. Mensen gaan naar bijeenkomsten, naar congressen. De organisatie wordt stroperig, minder flexibel, er is sprake van verlies aan autoriteit. Het ergste van dit alles is dat de prestaties afnemen. En de ergernissen stapelen zich op.

Aan de communicatiemedewerkers ligt dat meestal niet. Die zijn over het algemeen gewoon goed in hun vak. Probleem is de bedding, die is verkeerd. Er is geen communicatiebedding binnen een zorg- of onderwijsinstelling. Dat komt doordat communicatie een apart vak is. In een andere omgeving zouden ze prima functioneren.

3. Communicatieafdelingen in het bedrijfsleven

Waarom zijn communicatieafdelingen in het bedrijfsleven dan wel succesvol? Waarom verloopt de communicatie met de markt daar wel vloeiend? In het bedrijfsleven zijn communicatieafdelingen onder commerciële druk ontstaan. Marketingtechnisch moet er gepresteerd worden anders ontstaat er omzetverlies. De marketing- en communicatieafdelingen zijn over het algemeen klein gehouden. Voor concepten en uitvoering wordt nauw samengewerkt met een reclamebureau.

In veel gevallen is een communicatieafdeling zelfs volledig afwezig. Dat is mogelijk wanneer er een duidelijke strategische visie is vanuit de bedrijfsleiding. Een marketingmanager onderhoudt de contacten met het reclamebureau. De lijnen zijn kort en de problematiek komt nog helderder op tafel. Het vet is volledig weggesneden en er wordt alleen naar de werkelijke communicatiewaarde gekeken.

4. Meer voordelen

Een dergelijke effectieve en kostenbesparende werkwijze is ook in de niet-commerciële sector mogelijk. Wij hebben inmiddels ruime ervaring opgedaan met het insourcen van communicatieafdelingen van grote onderwijs- en zorginstellingen. Communicatiemedewerkers stromen in bij het bureau, dat vervolgens tegen een afgesproken budget alle communicatie- en marketingactiviteiten van de instelling voor zijn rekening neemt. Ervaring leert dat de medewerkers zich in hun nieuwe omgeving beter op hun plek voelen.

De intensieve samenwerking met een bureau heeft voor de instelling nog veel meer voordelen. Er zijn geen investeringen noodzakelijk in dure apparatuur. De onderneming profiteert maximaal van de kennis die het bureau in huis heeft. Het heeft de beschikking over disciplines die het zich normaal gesproken nooit zal kunnen veroorloven. Dat resulteert in doordachte concepten. Omdat er sprake is van een zakelijke relatie, zijn de prestaties navenant.

5. Samenvattend

Ruijs Draaisma heeft ruime ervaring met het insourcen van communicatieafdelingen van zorg- en onderwijsinstellingen. Hebt u belangstelling voor het outsourcen van uw communicatieactiviteiten, neem dan contact op met ons op. Wij zijn graag bereid u in een persoonlijk gesprek over de mogelijkheden te vertellen. Als u het aanvraagformulier invult nemen wij snel contact met u op om een afspraak te maken.